Instrukcja obsługi M-L FakturzystaPRO

1. Pierwsze kroki: konto i okres próbny

1. Na stronie głównej kliknij „Wypróbuj”.
2. Wpisz nazwę firmy, NIP, liczbę samochodów, swój e-mail (to będzie Twój login) i hasło — co najmniej 10 znaków, litery i cyfry.
3. Zaznacz zgodę i kliknij „Załóż konto i zacznij”. Jesteś od razu zalogowany jako szef firmy (administrator) i trafiasz do ustawień.

Kolejne logowania: „Zaloguj” w prawym górnym rogu, login = e-mail. Program działa w przeglądarce — na komputerze, tablecie i telefonie. Nic nie trzeba instalować.

2. Ustawienia firmy

Menu „Ustawienia”. Zmieniać je może tylko szef firmy; pracownicy widzą je bez możliwości edycji.

Twoje zakłady i samochody

• Zakłady — na start masz jeden zakład: nadaj mu nazwę (np. nazwę zakładu mleczarni, przy którym jeździsz) i wpisz jego stawkę bazową skupu z zarządzenia oraz grupę (mnożnik). Jeździsz dla kilku zakładów? Kliknij „+ Dodaj zakład” i nazwij nowy. Żeby usunąć zakład, wyczyść jego nazwę i zapisz.
• Zakład domowy — zaznacz kółko przy zakładzie, przy którym jeździsz najczęściej. Jest wybrany domyślnie w kalkulatorze, rozliczeniu i kreatorze faktury.
• Liczba samochodów — od niej zależy cena pakietu.

Dane na fakturze (sprzedawca)

Nazwa firmy, NIP, ulica, kod, miejscowość, miejsce wystawienia, e-mail, telefon, numer konta (IBAN), bank i termin płatności w dniach (domyślnie 14). Bez nazwy, NIP-u i adresu faktury nie da się wystawić.

3. Połączenie z KSeF: token

Żeby wysyłać i pobierać faktury, program potrzebuje tokena KSeF Twojej firmy — to taki klucz dostępu.

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF Ministerstwa Finansów (wejście ze strony ksef.podatki.gov.pl). Do ćwiczeń użyj wersji testowej aplikacji.
2. W zakładce Tokeny wygeneruj nowy token z uprawnieniami do wystawiania i przeglądania faktur.
3. Skopiuj token i w programie wejdź w Ustawienia → Połączenie z KSeF. Wybierz środowisko, wklej token w pole „Nowy token KSeF” i kliknij „Zapisz połączenie”.

4. Kalkulator stawek

Menu „Kalkulator”. U góry wybierasz „Stawki na miesiąc” — program sam bierze średnią ceny ON z pełnego poprzedniego miesiąca (np. stawki na listopad = średnia z października).

• Lewa karta — średnia hurtowa cena ON i data ostatniego notowania ORLEN.
• Transport międzyzakładowy — stawka zł/km dla cysterny do 18 000 l i ponad 18 000 l oraz dodatek przerzutowy zł/l. Wpisz ilość kilometrów w transporcie międzyzakładowym i litry przewiezione, a program policzy kwotę.
• Skup na zakładzie — wybierz zakład, odczytaj stawkę zł/l (5 miejsc po przecinku) i wpisz litry dostarczone.
• „Rozliczenie miesiąca” i „Wystaw fakturę” — przejście do rozliczenia i kreatora faktury.
• „Zastosuj prawdziwe stawki” — w płatnym pakiecie wpisuje do Twojego konta stawki, mnożniki i wskaźniki z aktualnego zarządzenia mleczarni dla wybranych zakładów. To Twoja kopia, którą możesz potem zmieniać. W okresie próbnym i w darmowym kalkulatorze program liczy na stawkach przykładowych (losowych).

„Więcej”

• Ręczna cena ON — gdy chcesz sprawdzić „co by było, gdyby”. Wpisana cena nadpisuje średnią z ORLEN-u (baner pokaże „CENA RĘCZNA”). Wyczyść pole, by wrócić do ORLEN-u.
• Odśwież z Orlenu — pobiera najnowsze ceny (najwyżej raz na 10 minut).
• Wzory, stawki wszystkich zakładów, wykres i tabela cen dziennych (jak załącznik nr 1 do zarządzenia), Drukuj zestawienie.
• Archiwum cen — średnie miesięczne i stawki albo ceny dzienne od 2004 r., do 120 miesięcy naraz; przycisk „Zapisz do CSV” otwiera się w Excelu.
• Parametry zarządzenia — stawki bazowe, współczynniki, grupy i lista ZPM. Na start jest tu szablon przykładowy z losowymi stawkami — przed pierwszą fakturą szef firmy wpisuje stawki z zarządzenia swojej mleczarni i klika „Zapisz parametry”. Tak samo po każdym nowym zarządzeniu.

5. Jak program liczy

PRZYKŁADY PONIŻEJ MAJĄ LOSOWE STAWKI i nie przedstawiają rzeczywistych stawek żadnej mleczarni — pokazują tylko, jak działają wzory.

Zaokrąglamy matematycznie (5 i więcej w górę), tak jak wymaga księgowość — nie obcinamy końcówek.

6. Rozliczenie miesiąca (litry i kilometry)

Menu „Rozliczenie”. Wybierz miesiąc usług. Dla każdego Twojego zakładu są pola:

• Litry ze skupu — ile kierowcy napompowali u rolników (do kontroli);
• Litry przewiezione — mleko przewiezione w transporcie międzyzakładowym; od nich liczy się dodatek przerzutowy;
• Litry dostarczone — ile przyjęła mleczarnia; od nich liczy się skup na fakturze;
• Kilometry rzeczywiste — z liczników (MlekoPRO) — do porównania;
• Kilometry obliczone — te idą na fakturę. Po imporcie są równe rzeczywistym; popraw je, jeśli mleczarnia uznaje inną liczbę km.

Importuj z MlekoPRO: w panelu MlekoPRO otwórz „Trasy i litry”, wybierz ten sam miesiąc, kliknij „Pobierz do Excela (CSV)” i wskaż ten plik w rozliczeniu. Program zsumuje kursy dla każdego zakładu (nazwy zakładów muszą się zgadzać; przedrostek „ZPM” nie ma znaczenia). Transport międzyzakładowy liczy się do zakładu, z którego cysterna wyjeżdża. Wszystkie wartości możesz poprawić ręcznie i kliknąć „Zapisz rozliczenie”. Ręcznie poprawione kilometry obliczone nie zmienią się przy ponownym imporcie.

7. Faktura dla mleczarni krok po kroku

1. Uzupełnij rozliczenie miesiąca (rozdział 6) — ręcznie albo importem z MlekoPRO.
2. Menu „Faktury” → „+ Nowa faktura” (albo „Wystaw fakturę z rozliczenia”).
3. Kreator dla mleczarni: ustaw miesiąc usług — domyślnie poprzedni miesiąc, bo fakturę wystawia się po jego zakończeniu — stawkę VAT i zaznacz zakłady.
4. Kliknij „Dodaj pozycje z rozliczenia”. Program wstawi pozycje ze stawkami na ten miesiąc: transport międzyzakładowy (km obliczone × zł/km), dodatek przerzutowy (litry przewiezione × zł/l) i skup (litry dostarczone × stawka zakładu).
5. W razie potrzeby dopisz pozycję ręcznie („+ pozycja ręcznie”) — cena może mieć do 5 miejsc po przecinku. Na dole widzisz podsumowanie: netto, VAT i do zapłaty.
6. Sprawdź nabywcę (mleczarnię) i daty: wystawienia, sprzedaży, termin płatności.
7. Kliknij „Zapisz szkic”. Szkic możesz poprawić albo usunąć.
8. Kliknij „Wystaw (nadaj numer)”. Faktura dostaje numer FV/kolejny/miesiąc/rok (np. FV/1/11/2026) i od tej chwili nie można jej zmieniać.
9. „🖨 Wydruk / PDF” — czytelna faktura z kwotą słownie i numerem konta. W oknie drukowania wybierz „Zapisz jako PDF”, jeśli chcesz plik.

Faktur korygujących program jeszcze nie wystawia — w razie pomyłki na wystawionej fakturze zadzwoń.

8. Wysyłka do KSeF, numer KSeF i UPO

1. Otwórz wystawioną fakturę i kliknij „Wyślij do KSeF”. Musisz mieć zapisany token (rozdział 3).
2. Program sprawdza fakturę (struktura FA(3), NIP-y, data), loguje się do KSeF i wysyła ją zaszyfrowaną. Wysyłka trwa zwykle kilka–kilkanaście sekund; strona sama się odświeża.
3. Po przyjęciu zobaczysz numer KSeF i link do UPO — urzędowego potwierdzenia przyjęcia faktury. Numer KSeF jest też na wydruku.
4. Jeśli KSeF nie zdążył nadać numeru, kliknij później „Sprawdź status w KSeF”. Tej samej faktury program nie wyśle drugi raz.

Na liście faktur kolumna KSeF pokazuje stan: przyjęta, wysyłanie, błąd albo szkic. Faktura wysłana na środowisko testowe jest oznaczona „(test)”.

XML KSeF — plik faktury w strukturze FA(3), np. dla księgowej.

9. Moduł KSeF 2.0

Dostępny w okresie próbnym, gratis dla firm, które kupiły pełną wersję w ciągu 14 dni od założenia konta, a pozostałym — po uzgodnieniu z nami. Daje trzy rzeczy:

Faktury kosztowe i sprzedażowe z KSeF

Faktury → Pobrane z KSeF: wybierz miesiąc i rodzaj — otrzymane (zakupy) albo wystawione (sprzedaż) — i kliknij „Pobierz z KSeF”. KSeF przygotowuje paczkę kilka minut. Na liście zobaczysz kontrahenta, NIP, netto, VAT i brutto; przy każdej fakturze jest link XML dla księgowej. Ten sam rodzaj faktur KSeF pozwala pobierać raz na 15 minut; pobranie ponowne nie robi duplikatów.

Faktury dla dowolnych nabywców

W formularzu faktury możesz wpisać każdego nabywcę, nie tylko mleczarnię.

Faktury z innych programów

Faktury → „Faktury z innych programów”: wgraj pliki XML (struktura FA(3), do 1 MB, do 50 naraz) i przy każdej kliknij „Wyślij do KSeF”. Program przyjmie tylko faktury, na których sprzedawcą jest Twoja firma, i nie wgra dwa razy tej samej.

10. Pracownicy i hasła

• Szef firmy (administrator) zmienia ustawienia, parametry zarządzenia i połączenie z KSeF.
• Pracownik liczy stawki i wystawia faktury, ale ustawień nie zmienia.
• Konto dla pracownika zakładamy na Twoją prośbę — zadzwoń i podaj imię i nazwisko. Pracownik dostaje hasło startowe i przy pierwszym logowaniu ustawia własne.
• Zmiana hasła: kliknij swój login w prawym górnym rogu (na telefonie: Ustawienia → Zmień hasło).
• Zapomniane hasło: zadzwoń — ustawimy hasło startowe.
• Po 5 błędnych próbach logowanie blokuje się na 15 minut.

11. Pakiety, płatność, bonus

Rabat od liczby aut: 6–15 aut −15%, 16–40 aut −25%, powyżej 40 aut wycena indywidualna. Usługi świadczymy wyłącznie firmom (B2B). Płacisz przelewem na fakturę VAT — po wpłacie odblokowujemy pakiet do opłaconej daty. Stan dostępu widzisz w Ustawienia → Twój dostęp.

🎁 Bonus: zakup w ciągu 14 dni od założenia konta = moduł KSeF 2.0 gratis (rozdział 9).

12. Gdy coś nie działa

„Średnia nie jest jeszcze pełna”

Stawki liczy się tylko z pełnego miesiąca. Na bieżący miesiąc stawki są gotowe, na przyszły — dopiero po jego rozpoczęciu.

„Nie udało się pobrać cen z Orlenu”

Serwer ORLEN chwilowo nie odpowiada. Program liczy z cen zapisanych wcześniej; spróbuj „Odśwież z Orlenu” za kilka minut.

„Uzupełnij dane firmy w ustawieniach faktur”

Brakuje nazwy, NIP-u albo adresu sprzedawcy — rozdział 2.

„Najpierw wpisz token KSeF”

Rozdział 3. Pamiętaj: token testowy działa tylko na środowisku testowym.

Błąd KSeF przy logowaniu

Token wygasł, został unieważniony albo nie ma uprawnień do wystawiania/przeglądania faktur — wygeneruj nowy.

„Przekroczony limit zapytań”

KSeF ogranicza liczbę operacji. Odczekaj kilka minut (przy pobieraniu paczek — 15 minut).

„Najwyżej 5 miejsc po przecinku”

Cena jednostkowa może mieć do 5 miejsc, ilość do 3.

Faktury i KSeF są zablokowane 🔒

Skończył się okres próbny albo opłacony okres. Kalkulator działa dalej — zadzwoń, żeby odblokować.

13. Kontakt

📞 602 112 222 · ✉️ mleko@mlekoonline.pl

Worosilak Sławomir — pomoc przy podłączeniu KSeF, nowe zarządzenie mleczarni, odblokowanie pakietu, konta pracowników.